Olin mukana syksyn aikana järjestettävässä Docventures-elokuvakerhossa tapahtuman järjestäjänä. Docventures elokuvakerhon tarkoitus on järjestää julkisesti näytettävä Live-näytös Docventures televisio-ohjelmasta. Tänä vuonna tapahtuman järjestämispaikaksi valikoitui Bar Kuka Turun keskustassa. Aiempina vuosina Docventures elokuvakerhon esitykset ovat olleet joka toisella viikolla Bar Kukassa ja joka toisella viikolla Dynamossa. Tänä vuonna keskiviikkoinen esityspäivä ei sopinut Dynamon aikatauluun, joten
viikottaiseksi tapahtumapaikaksi valikoitui Bar Kuka. Tapahtumat olivat viikottaisia ja kestivät hieman yli kaksi kuukautta. Varsinaisen tapahtumapäivän lisäksi ryhmämme piti viikottaisia tapaamisia, jossa tulevan dokumentin teeman perusteella ideoimme toteutusvaihtoehtoja pre-show ohjelmalle.

Tapahtuman järjestämistä varten aikatauluista piti sopia Bar Kukan henkilökunnan kanssa, sekä valmistella tarvittavat esitysvälineet. Bar Kukan toimesta löytyi Valkokangas ja videoprojektori, jota näytöksissä käytettiin. Omasta puolestamme toimme tietokoneen, josta videota voidaan toistaa. Tämän lisäksi ideoimme viikottaisia tapahtumia ennen varsinaista esitystä, sekä varasimme tapahtumaan tarvittavaa kalustoja, kuten valoja ja kameroita. Oma vastuualueeni projektissa oli kaksijakoinen. Toimin Docventures
elokuvakerhon somehypettäjänä ja tapahtumanluojana Facebookissa. Tämän lisäksi toimin tekniikkaneuvojana selvittämässä mahdollisia ongelmatilanteita.

Suurin osa työurakastamme pyöri pre-show ohjelman ideoinnissa ja toteuttamisessa sekä tapahtuman markkinoinnissa sosiaalisessa mediassa. Pyrimme usein saamaan teemaan liittyviä haastatteluvieraita, jotka tulivat kertomaan aiheeseen liittyvistä teemoista tuntia ennen Docventures-ohjelman alkua. Tällaisia vieraita olivat esimerkiksi TV-persoona Jethro Rostedt, joka tuli Bar Kukaan puhumaan populismista. Toinen esimerkki vieraasta oli geenimanipuloinnin asiantuntija Turun yliopistolta, joka avasi geenitekniikan saloja
ennen illan dokumenttia, joka perehtyi aiheeseen.

Vieraiden hankkiminen ei yleensä ollut helppoa. Pohdimme usein kokouksissamme pitkään, minkälainen olisi sopivin vieras illan ohjelmaan. Haastateltavien tavoittaminen osoittautui usein myös mutkikkaaksi. Kaikille haastateltaville ei aikataulun takia, tai muusta syystä, sopinut haastattelu, joten jouduimme myös miettimään useita vierasvaihtoehtoja. Vieraan varmistuttua pohdimme yhdessä vieraalta kysyttäviä relevantteja kysymyksiä. Haastateltavilta otettiin myös ennakoiva puhelinhaastattelu, jossa soveltuvuutta
haastateltavaksi pohdittiin. Kysymyslistan muodostuttua ja vieraiden varmistuttua valmistelimme haastattelutilanteen. Mietimme missä Bar Kukassa on paras haastattelupaikka ja varmistimme tekniikan, kuten mikrofonien toiminnan. Usein myös streamasimme haastattelutilanteen somessa, joka vaati tietynlaista tekniikkaa streamauksen toteuttamiseen.

Aina haastateltavia ei saatu ajoissa sovittua, joten improvisoimme toisenlaista katsojia osallistavaa tapahtumaa ennen dokumentin alkua. Menestykseksi osoittautui ideamme tehdä internet-pohjainen kyselyalusta, jossa katsojat pääsivät kilpailemaan drinkkilipuista vastaamalla monivalintakysymyksiin. Eniten pisteitä saanut osallistuja voitti drinkkilipun. Pisteiden määrään vaikutti oikea vastaus ja vastausnopeus.
Kyselyalusta toimi älylaitteilla. Ennen kysymyksiin vastausta kysymyksiä pohjustettiin ryhmämme vetämällä alustus-spiikillä, jossa kysymyksen taustatietoja valoitettiin kuulijoille. Nettikyselyt olivat aina teemanmukaisia. Ennen ohjelman alkua alustimme myös spiikillä illan teemaa ja kiitimme tapahtumaan paikalle saapuneita.

Varsinainen ohjelman näytös toimi tykin kautta näytettävällä kuvalla ja baarin äänitoistolaitteiden kautta tulevalla äänellä. Kannettava tietokone yhdistettiin HDMI-kaapelilla videotykkiin, ja näin ohjelma saatiin näytettyä livenä. Äänentasoja piti ohjelman aikaan monitoroida ja säätää baarin äänimikseristä. Joskus äänen tai kuvan kanssa oli ongelmia, mutta ne saatiin ripeästi ratkaistua säätämällä tietokoneen asetuksia.
Aiempina vuosina Baarissa oli kaksi eri valkokangasta, josta ohjelmaa näytettiin. Tänä vuonna käytössämme oli valitettavasti vain yksi valkokangas, joten kaukana istuvien katsojien näkölinja valkokankaalle oli heikompi kuin aikaisempina vuosina. Kaikki paikalle tulijat pääsivät silti näkemään ohjelman, vaikka baarin koosta ja istumapaikkojen vähäisyydestä johtuen tunnelma olikin tiivis. Tuoleja piti vähän järjestellä, jotta
järkevät istumaratkaisut katsojille saatiin järjestettyä.

Kokonaisuutena tapahtuma kesi yleensä ilta seitsemästä noin kello kahteentoista asti, riippuen dokumentin pituudestä. Tapahtumaillat sisälsivät pikapalaverin ennen haastatteluvierasta tai muuta osallistavaa aktiviteettiä, varsinaisen haastattelu tai esiohjelma shown, dokumentin näytöksen sekä docventures keskusteluosuuden näytöksen dokumentin jälkeen. Jokaisella näytöskerralla baari oli tupaten täynnä katsojia. Suuri osa katsojista ilmaantui paikalle tosin juuri dokumentin alkaessa ja lähtivät sen jälkeen pois. Tästä huolimatta emme joutuneet koskaan pitämään esiohjelmaa tyhjälle baarille, vaan kävijöitä oli jo jonkin verran paikalla ihan ohjelman alussa. Vain
kovimmat fanit jäivät katsomaan koko ohjelman loppuun, mutta keskusteluosuuskin päätettiin näyttää loppuun asti. 

Rekvisiittana toimme Baariin myös aidon kokoiset pahviset Docventures miehet, joita mitä
säilytin komerossani. Tapahtuman somehypetys onnistui vaihtelevasti. Facebookkiin postaamani tapahtumat ja hypeviestit tavoittivat satoja, mutta varsinaista kommentointia ei Docventures postauksissa saatu aikaiseksi. Viikottaisiin tapahtumailmoituksiin facebookissa osallistui keskimäärin 10-20 henkilöä. Facebookin lisäksi
Docventures toimi myös Twitterissä ja Instagramissa. Facebookin tapahtumat olivat pääasiallinen väylä katsojien keräämiselle tapahtumaan. Docventuresin some siis tavoitti runsaasti silmäpareja, mutta aktivointimetodeja emme pohidskelusta huolimatta keksineet.
Kokonaisuutena Docventures iltamat olivat onnistuneita. Tapahtumaan saapui runsaasti väkeä paikalle, vaikka ensimmäisten iltojen alkuinnostuksen jälkeen kävijämäärät hieman lopahtivatkin.

Keksimämme ohjelmat ja asiantuntijahaastattelut enne ohjelmaa sujuivat mallikkaasti ja loivat oivaa lisäpuhtia tapahtumaan. Suurin ongelma tapahtuman järjestämisessä oli tekniikkaongelmat. Audionlaatu ja suoratoisto ongelmat olivat yleisimpiä. Ongelmat saatiin kuitenkin pikaisesti korjattua, eivätkä ne aiheuttaneet ylimitoitettua ahdistusta katsojille. Docventures iltamamme kautta myös Bar Kuka koki aina keskiviikkoisin tapahtuma-aikaan kävijäpiikin. Bar Kukan henkilökunta oli tyytyväinen ohjelmaamme.

Lähteet:

https://www.entrepreneur.com/article/232230

https://www.wildapricot.com/articles/how-to-plan-an-event