Toimin ottelutapahtumavastaavana urheiluseurassa. Ottelutapahtuman suunnittelu alkoi kesällä 2019. Taustatyönä tutkin muiden seurojen ottelutapahtumia ja haastattelin tapahtumajärjestäjiä. Käytin lähteenä muun muassa tapahtumien järjestämistä käsitteleviä oppaita ja kokeneempien henkilöiden tarjoamaa kokemusta. Tavoitteenamme oli saada mahdollisimman suuri yleisö tapahtumaan, joten teimme monipuolisia markkinointitoimenpiteitä käyttäen erilaisia kanavia kuten sosiaalista mediaa ja julisteita. Teimme myös yhteistyötä muiden paikallisten urheiluseurojen kanssa.
Ottelutapahtuman keskiössä oli yleisön kokemus. Tiimimme suunnitteli monipuolisia aktiviteetteja, joilla lisäsimme yleisön kiinnostusta ja viihtyvyyttä. Tapahtumapaikalla oli useita ruoka- ja juomakojuja sekä erilaisia kilpailuja. Suurimmat haasteet olivat aikataulusta kiinnipitäminen ja turvallisuuden takaaminen. Aikataulun hallitsemiseksi aloitin suunnittelun ja valmistelun hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Käytin kalenteria ja muita työkaluja seuratakseni kaikkia tapahtuman valmisteluvaiheita ja kommunikoin jatkuvasti tiimini ja muiden sidosryhmien kanssa varmistaakseni, että kaikki pysyivät ajan tasalla.
Tapahtuman turvallisuusvaatimukset olivat tarkat, joten turvallisuuden hallintaan palkattiin ammattitaitoiset järjestyksenvalvojat ja ensiapuhenkilökunta. Turvallisuussuunnitelma laadittiin huolellisesti ja sitä tarkastettiin useaan kertaan ennen tapahtuman alkua. Kaikki tapahtumassa mukana olleet saivat kattavat ohjeet turvallisuuteen liittyen. Pandemia-aikana haasteena oli myös muunlainen turvallisuuden varmistaminen.
Ottelutapahtuman suunnittelu ja toteutus olivat kokemuksena erittäin palkitsevia ja olen ylpeä siitä, miten tiimimme saavutti tavoitteet ja loi yleisölle unohtumattoman kokemuksen.
