Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung, mẫu và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Cụ thể: chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân; Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh; Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần (trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác).

Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu thay vì chỉ có một con dấu như quy định của luật cũ. Về hình mẫu của con dấu, doanh nghiệp cũng có quyền tự quyết về hình dáng (hình tròn, hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật, hình thang, hình thoi, hình elip hay các hình đa giác khác), màu sắc cũng như kích thước. Tuy nhiên, tất cả những con dấu của doanh nghiệp phải đồng bộ, giống nhau về hình thức lẫn nội dung.

>>>Xem thêm: Chi nhánh có được cấp con dấu riêng

Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quyết định nội dung của con dấu, không yêu cầu bắt buộc có hai thông tin là tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp như trước đây. Theo đó, có thể thêm vào con dấu các nội dung như logo, slogan hay những nội dung khác.

Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực trao cho doanh nghiệp quyền tự quyết về con dấu của mình, đồng nghĩa với những quy định về hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP cũng bị hết hiệu lực cùng nghị định này. Tuy nhiên, dựa trên thực tiễn và các văn bản liên quan như Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, Chuyên tư vấn luật vẫn khuyến khích Qúy doanh nghiệp không nên sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu. Bởi lẽ, xét cho cùng “quyền tự quyết” của doanh nghiệp cũng phải nằm trong khuôn khổ của pháp luật.

Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.

Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

>>>Xem thêm: Thủ tục thành lập một chi nhánh doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

Tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 đã ghi nhận tên điều luật là “Dấu của doanh nghiệp” trong khi Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định nội dung này với tên “Con dấu của doanh nghiệp”. Sự khác biệt này chính từ sự ghi nhận hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử là một hình thức mới của dấu doanh nghiệp.

Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định 02 hình thức của dấu doanh nghiệp, gồm có dấu được làm tại cơ sở khắc dấu và dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì “chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên. Như vậy, từ ngày 01/01/2021, chữ ký số được công nhận là một hình thức dấu của doanh nghiệp. Quy định này là phù hợp với xu thế phát triển. Hiện nay trên thế giới nhiều quốc gia đã bỏ yêu cầu phải có con dấu trong hoạt động của doanh nghiệp. Đây là bước đi cần thiết và là xu thế tất yếu để Việt Nam hướng đến môi trường kinh doanh năng động.

Trước đây, pháp luật hiện hành không cho phép doanh nghiệp quyết định dấu của chi nhánh, Văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp mà dấu của các đơn vị này sẽ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định. Hiện nay, tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định rõ doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Theo đó, pháp luật trao toàn quyền quyết định về dấu cho doanh nghiệp. Đây là một trong những quy định phù hợp với xu thế độc lập và tiến bộ cho các doanh nghiệp hiện nay.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 thì trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định này tại Luật Doanh nghiệp 2014. Theo khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì trước khi sử dụng, doanh nghiệp không phải thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như quy định của pháp luật hiện hành. Đây là quy định mới tiến bộ, phù hợp với quá trình đơn giản hóa các thủ tục hành chính. Điều này được cộng đồng doanh nghiệp quan tâm, ủng hộ vì không chỉ giảm được thời gian và công sức của mình mà còn giảm được gánh nặng cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong quá trình hoàn thành các thủ tục cho doanh nghiệp. Đây được coi như hành động nhà nước chính thức “trả con dấu cho doanh nghiệp”, giao cho doanh nghiệp toàn quyền việc quản lý và sử dụng con dấu với tư cách là tài sản riêng của mình.

>>>Xem thêm: Thủ tục sau khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

Nếu như Luật Doanh nghiệp 2014 quy định con dấu được quản lý và lưu giữ theo Điều lệ công ty thì tại khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có thể tự ban hành quy chế đối với việc sử dụng con dấu của mình.

Bên cạnh đó, quy định mới còn hạn chế trường hợp sử dụng dấu của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Nhưng từ ngày 01/01/2021, hai bên trong giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Trước đây, để sử dụng con dấu, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện tiên quyết đó là gửi thông báo mẫu con dấu tới cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy hiện tại, Luật Doanh nghiệp đã không còn quy định bắt buộc này nữa để giao toàn quyền xử lý cho doanh nghiệp, thế nhưng Qúy doanh nghiệp cũng cần chú ý đến một số điều để sử dụng con dấu như sau:

Có con dấu thống nhất về nội dung và hình thức. Theo quy định mới doanh nghiệp được quyền tự quyết định số lượng, hình thức, nội dung mẫu dấu nhưng vẫn phải đảm bảo sự thống nhất chung giữa các con dấu.

Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu phải có quy định về quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu.

Tại khoản 3 điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của điều lệ công ty. Do vậy việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu chỉ được quy định trong bản điều lệ của công ty mà không không được mở rộng quy định trong các quy chế của doanh nghiệp, chi nhánh hay văn phòng đại diện. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 ra đời, tại khoản 3 Điều 43 quy định việc quản lý và lưu giữ dấu được thực hiện theo quy định của điều lệ công ty hoặc theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Theo đó, trường hợp chi nhánh văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp tự ban hành dấu thì tự quy định về quy chế quản lý và lưu giữ dấu của mình mà không phụ thuộc vào điều lệ công ty.

Mặt khác, Luật Doanh nghiệp 2020 cũng có quy định rõ trong các giao dịch của doanh nghiệp, các bên sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Song, hiện tại vẫn chưa có một văn bản quy phạm pháp luật nào cụ thể buộc doanh nghiệp phải đóng dấu vào văn bản do mình phát hành hoặc tham gia ký kết (ngoại trừ Thông tư 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ, thông tư này dành cho các cơ quan nhà nước). Do đó, trong giao dịch có con dấu cũng được mà không có cũng không sao. Tuy nhiên trên thực tế, các doanh nghiệp cũng không thể bỏ được thói quen sử dụng con dấu trong giao dịch của mình theo luật cũ.

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến các lưu ý về con dấu của doanh nghiệp theo luật mới năm 2021. Nếu như bạn có bất cứ vướng mắc nào hoặc có nhu cầu tìm hiểu thêm xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE 1900.63.63.87 để được TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP tư vấn và hỗ trợ. Xin cảm ơn.