TAPAHTUMAN SUUNNITTELU JA JÄRJESTÄMINEN - Virkistyspäivä/Kesäjuhlat
Projektin tarkoituksena oli suunnitella ja järjestää virkistyspäivään yhdistetty kesäjuhla 2019 OptimeSysin henkilökunnalle.
Tapahtuman suunnitteluun ja järjestämiseen kuului monenlaisia vaiheita kuten
- tapahtuman ideointi ja suunnittelu
- tarjouksien pyytäminen tapahtumapaikoista
- käytännönjärjestelyt (tapahtumapaikan varaus, ruokailu, kuljetukset, hotellivaraukset, kutsut, ilmoittautumiset ym.)
- kustannusten ja budjetin seuraaminen
- tapahtuman ohjelman aikataulutus
- tapahtumaviestintä
Tapahtuman kulku
Päivä aloitettiin kiipeilemällä köysiradoilla Leppävaarassa sijaitsevassa Seikkailupuisto Huipussa, jonka jälkeen siirryttiin bussikuljetuksella Lepolammen rantasaunalle. Helteisen päivän päätteeksi oli mukava pulahtaa uimaan ja jatkaa rentoa iltaohjelmaa saunomisella, musiikin kuuntelulla ja pelejä pelaillen. Osana ohjelmaan kuului tietysti hyvä ruoka ja juoma. Juhlat jatkuivat vielä Helsingin yössä. Tapahtumaan osallistuneilla oli hauskaa ja jälkeenpäin seikkailupuistoa muisteltiin kivana tekemisenä, jonka vaativuus kuitenkin yllätti.
Kuvia tapahtumasta, Canvalla tehty tapahtuman kutsun banneri ja projektin toukokuun kalenterinäkymä Plannerissa
Tässä projektissa sain kokemusta tapahtuman järjestämisestä ja suunnittelusta, projektinhallinnasta sekä siitä, miten käytännön asioita kannattaa hoitaa. Samalla opettelin Planner-projektihallintaohjelman ja Canva-suunnitteluohjelman käyttöä. Tapahtuman järjestämisessä sekä itse tapahtumassa oli omat haasteensa, josta kuitenkin selvittiin.
Lähteet
- Catani, J. 2017. Onnistunut yritystapahtuma: järjestäjän käsikirja. Helsinki: Alma Talent Pro
- Ohjeita Canvan käyttöön: https://www.kuulu.fi/blogi/canva-paras-ilmainen-kuvankasittelyohjelma/
- Ohjeita MS Plannerin käyttöön: https://support.microsoft.com/fi-fi/planner
