تفاوت بین خرید و تامین تدارکات

به عبارتی دیگر، درباره‌ تفاوت خرید و تدارکات، تامین تدارکات در واقع تعیین استراتژی خرید و مدیریت این فرآیند و همچنین برنامه‌ریزی و مدیریت خرید است. شکل زیر شمایی کلی از آنچه به عنوان تفاوت خرید و تامین تدارکات بیان شد ارائه می‌دهد:

نقش تامین تدارکات و درک تفاوت خرید و تدارکات در اجرای یک پروژه نقشی حیاتی است، چرا که این واحد در کلیه‌ مناسبات و ارتباطات بخش‌های مختلف کارگاه یا سازمان، اعم از امور مالی، انبار، تولید و تعمیر و نگهداری، تحقیق و توسعه (R&D)، اجرا، تجهیزات ایمنی و بهداشت (HSE)، کنترل کیفیت و … تاثیرگذار است.

فرآیندهای اساسی مدیریت خرید

برای توضیح درباره‌ فرآیندهای اساسی مدیریت خرید از دیدگاه PMBOK و درک تفاوت خرید و تدارکات ابتدا باید با این دیدگاه آشنا شد. گستره‌ دانش مدیریت پروژه یا Project Management Body of Knowledge (PMBOK) در واقع بیان‌کننده‌ ساختاری از دانستنی‌های مورد نیاز برای مدیران پروژه مانند دانش تفاوت خرید و تدارکات است. این مجموعه دارای 9 بخش استاندارد بوده و آشنایی با آنها کمک شایانی به متخصصان و مهندسان در پیشبرد اهدافشان در یک پروژه خواهد کرد.

9 مرحله مهم مدیریت خرید

مدیریت یکپارچگی پروژه یا Project Integration Management که در واقع عبارت است از روندها و فعالیت‌هایی که نیازمند شناسایی، تعریف، تلفیق، واحدسازی و هماهنگی با گروه فرایند نهاد مدیریت پروژه هستند.

مدیریت حوزه‌ای پروژه: یکی از دلایل شکست هر پروژه‌ای، نبود یا ضعف در هر کدام از حوزه‌های پروژه از نظر برنامه‌ریزی و تهیه‌ اسناد است. به عبارتی دیگر، تهیه‌ اسناد و تعاریف برای هر حوزه از پروژه، تحت نظارت مدیریت حوزه قرار خواهد داشت.

مدیریت زمانی پروژه: یکی از بزرگترین چالش‌های مدیران پروژه، زمانی است که برای تحویل پروژه و انجام آن تعیین شده است. رساندن پروژه به زمان تحویل آن یکی از نقاط حساس و تنش‌زا برای این مدیران بوده و متاسفانه بیشتر مدیران پروژه با دانش مدیریت زمان آشنایی ندارند، و بنابراین اکثر پروژه‌های تحت مدیریت ایشان زمانی بیش از حد مجاز را می‌طلبند.

مدیریت هزینه‌ای پروژه: بیشتر مدیران پروژه، مدیریت هزینه‌ها را به عنوان بزرگترین چالش پیش روی خود در نظر می‌گیرند. پروژه‌های مختلفی در سراسر جهان و به خصوص کشورمان ایران به دلیل اتمام منابع مالی به صورت نیمه کاره رها شده‌اند، و یکی از دلایل آن قطعا آشنا نبودن مدیران پروژه با مدیریت هزینه و مواردی همچون تفاوت خرید و تدارکات است. این بخش از مدیریت، بر پایه‌ سه اصل برآورد هزینه‌ها، تعیین بودجه و کنترل هزینه‌ها استوار است.

مدیریت کیفیت پروژه: در تعیین استانداردهای کیفی برای انجام یک پروژه، هر چقدر هم که برای کیفیت تعاریف متفاوتی از سوی مدیران ارائه شود، در نهایت از نظر مشتری پروژه‌ای باکیفیت است که نیازهای او را برآورده ساخته و بدون نقص و عیب به او تحویل داده شود. بنابراین برای رسیدن به بالاترین مدیریت کیفیت در پروژه، مدیران پروژه باید به نیازهای مشتریان و رضایت‌مندی آنان توجه کنند.

مدیریت منابع انسانی پروژه: یکی دیگر از بخش‌هایی که در مدیریت پروژه معمولا نادیده گرفته می‌شود، مدیریت منابع انسانی است. مدیریت منابع انسانی در واقع مجموعه‌ای از روندها و فعالیت‌های موجود در سازماندهی، رهبری  و مدیریت تیم‌های موجود در پروژه است.

مدیریت ارتباطات پروژه: ارتباطات ضعیف در پروژه بین اعضا و تیم‌های مختلف در حال کار در آن می‌تواند در نهایت منجر به شکست و تعطیلی آن پروژه شود.

مدیریت ریسک پروژه: بسیاری از مدیران پروژه به مدیریت ریسک به عنوان موضوعی مهم و تعیین‌کننده‌ترین عامل در تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه می‌نگرند. بنابراین، مدیریت ریسک موثر نقشی مهم در جلوگیری از شکست پروژه‌ها ایفا خواهد کرد.

مدیریت تامین و تدارکات پروژه: دانش مدیریت تدارکات در پروژه، تمامی جنبه‌های مرتبط با خرید و تهیه‌ کالا و خدمات مورد نیاز برای انجام موثر پروژه را در بر می‌گیرد. مدیریت تدارکات و تفهیم تفاوت خرید و تدارکات امری حیاتی است و مدیران پروژه باید از نبود عیب و نقص در این بخش مطمئن شوند؛ چرا که ضعف در تدارکات و امور پروژه منجر به توقف کامل یا تداخل در همه‌ بخش‌های درگیر در یک پروژه خواهد شد.

فرایندهای اساسی PMBOK

برنامه‌ریزی تدارکات

انتخاب تامین‌کنندگان کالا و خدمات

برنامه‌ریزی درخواست‌ها

درخواست

راهبری پیمان و عقد قرارداد

خاتمه‌ پیمان

دستورالعمل خرید و تدارکات

بخش تدارکات و خرید در هر سازمان و کارگاهی برای ایفای نقش خود و انجام وظایف واگذار شده به آن، نیازمند دستورالعمل و روش اجرا است. با توجه به تفاوت خرید و تدارکات که پیشتر شرح داده شد.

ذکر این نکته ضروری است که دستور یا درخواست خرید با دستورالعمل متفاوت بوده و در واقع دستورالعمل یک قالب از پیش تعیین شده برای چارچوب‌دهی به فرآیند خرید و تدارکات است. این بدان معنی است که وجود درخواست خرید برای انجام روند تامین کالا و خدمات کافی نیست و این درخواست (دستور) باید در چارچوب دستورالعمل‌های خرید و تامین تدارکات در آن سازمان قرا گیرد.

برنامه ریزی و مدیریت خرید و تدارکات

همان طور که پیشتر بیان شد، اهمیت دانستن تفاوت خرید و تدارکات از آن روست که در ارتباط تنگاتنگ با همه‌ بخش‌های سازمان از جمله انبار، واحدهای فنی، تحقیق و توسعه، حسابداری و امور مالی، مدیریت و … قرار دارد. به عنوان یک نقش میانجی، مدیریت خرید و تدارکات نقشی اساسی در مدیریت سازمان ایفا کرده و به ویژه در سازمان‌های مجری پروژه‌های مختلف، نهادهای این سازمان‌ها توسط این بخش به یکدیگر پیوند می‌خورند.

بنابراین برنامه‌ریزی، مدیریت و دانستن تفاوت خرید و تدارکات علاوه بر حفظ منابع مالی و بهینه‌سازی مخارج و هزینه‌کرد سازمان، می‌تواند در بهبود ارتباط این بخش‌های مختلف در سازمان‌های درگیر در اجرای پروژه‌های واگذار شده موثر و حیاتی باشد.

مدیریت هزینه‌ها، نیازمند استفاده از عرصه‌های رقابتی شدید در زمینه‌ فناوری اطلاعات و تکنولوژی‌های روز است تا سازمان، فعالیت‌های تجاری جدید و منطبق با نیاز روز را شناخته و در نوآوری، اطمینان از عرضه‌ پایدار و درازمدت، کیفیت و سایر ویژگی‌های محصول یا خدمات ارائه شده اطمینان حاصل کند.